Tổng quan về 5S

Nguồn gốc của 5S – 5S & Sản xuất tinh gọn

5S đã bắt đầu như một phần của Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), phương pháp sản xuất được bắt đầu bởi các nhà lãnh đạo tại Công ty ô tô Toyota vào đầu thế kỷ 20 và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này, thường được gọi là sản xuất tinh gọn ở phương Tây, nhằm tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Điều này thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ chất thải từ quá trình sản xuất.

Lợi ích của 5S

Theo thời gian, phương pháp 5S dẫn đến nhiều lợi ích, bao gồm:

• Giảm chi phí sản xuất
• Chất lượng sản phẩm cao hơn
• Tăng năng suất lao động
• Sự hài lòng của nhân viên lớn hơn
• Môi trường làm việc an toàn hơn

5S là gì?

Khái niệm 5S có vẻ hơi trừu tượng vào thời điểm này, nhưng trên thực tế nó là một công cụ thực tế rất thực tế mà mọi người ở nơi làm việc có thể là một phần của nó.

5S liên quan đến việc đánh giá tất cả mọi thứ có trong không gian, loại bỏ những gì không cần thiết, tổ chức mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh và giữ chu kỳ này đi. Tổ chức, làm sạch, lặp lại.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng phần của 5S.

Sàng lọc

Bước đầu tiên của 5S, Sàng lọc, bao gồm việc đi qua tất cả các công cụ, đồ nội thất, vật liệu, thiết bị, … trong một khu vực làm việc để xác định những gì cần phải có mặt và những gì có thể được loại bỏ. Một số câu hỏi cần đặt ra trong giai đoạn này bao gồm:

• Mục đích của thứ này là gì?
• Thứ này được sử dụng lần cuối khi nào?
• Mức độ thường xuyên được sử dụng?
• Ai sử dụng nó?
• Nó có thực sự cần phải ở đây không?

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của mỗi thành tố trong hệ thống. Không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các mục hoặc vật dụng không cần thiết được sử dụng thường xuyên. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.

Hãy nhớ rằng những người giỏi nhất để đánh giá các vật dụng trong không gian là những người làm việc trong không gian đó. Họ là những người có thể trả lời các câu hỏi trên.

Khi một nhóm đã xác định rằng một số mục không cần thiết, hãy xem xét các tùy chọn sau:

• Điều chuyển tới bộ phận khác, nơi thực sự cần sử dụng
• Tái chế/vứt bỏ/bán thanh lý các vật phẩm
• Lưu trữ vào kho

Đối với các trường hợp khi giá trị của một mặt hàng/đồ vật không chắc chắn — ví dụ: một công cụ chưa được sử dụng gần đây, nhưng ai đó nghĩ rằng nó có thể cần thiết trong tương lai — sử dụng phương pháp thẻ đỏ. Thẻ màu đỏ thường là các thẻ bìa cứng hoặc các nhãn dán có thể được gắn vào các mục được đề cập. Người dùng điền thông tin về mục như:

• Vị trí
• Sự miêu tả
• Tên của người áp dụng thẻ
• Ngày áp dụng

Sau đó, bạn đặt nó trong “vùng thẻ đỏ” với các hàng/đồ có vấn đề khác. Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một hoặc hai tháng) nó chưa được sử dụng, thì đã đến lúc xóa nó khỏi không gian làm việc. Thứ mà không được sử dụng đến thì vốn đã chẳng có giá trị gì ngoài việc chiếm mất không gian.

Mẹo: Đặt lời nhắc — trên điện thoại hoặc máy tính của bạn hoặc đăng ở đâu đó trong không gian làm việc — để kiểm tra lại khu vực thẻ màu đỏ để nó không bị lãng quên.

Sắp xếp

Một khi sự lộn xộn thêm đã biến mất, sẽ dễ dàng hơn để xem thứ gì là thứ gì (What is What?). Bây giờ các nhóm làm việc có thể đưa ra chiến lược riêng của họ để phân loại thông qua các vật dụng/đồ đạc còn lại. Những điều cần cân nhắc nhở:

• Những người nào sử dụng thứ nào?
• Khi nào thì thứ nào được sử dụng?
• Những thứ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
• Chúng có nên được nhóm theo loại không?
• Nơi nào là hợp lý nhất để đặt chúng?
• Một số vị trí có mang tính thuận tiện hơn cho người lao động so với các vị trí khác không?
• Một số vị trí sẽ cắt giảm các thao tác không cần thiết chứ?
• Có nhiều thùng chứa lưu trữ cần thiết hơn để giữ mọi thứ được sắp xếp không?

Trong giai đoạn này, mọi người nên xác định những sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi phải suy nghĩ thông qua các nhiệm vụ, tần suất của những nhiệm vụ đó, những lối đi lại hay di chuyển trong không gian làm việc,…

Các doanh nghiệp có thể muốn dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa tổ chức và nỗ lực tinh gọn để xem Sự sắp xếp nào sẽ gây ra lượng hao phí ít nhất?

Trong sản xuất tinh gọn, hao phí có thể ở dạng:

• Khuyết điểm
• Thời gian chờ
• Chuyển động hay các di chuyển thừa
• Hàng tồn kho dư thừa
• Sản xuất quá mức
• Quy trình dài hơn mức cần thiết
• Sự vận chuyển hoặc di dời không cần thiết
• Tài năng lao động chưa sử dụng

Mẹo: Với mục đích 5S, hãy xem xét cụ thể cách bố cục và tổ chức của một khu vực có thể tăng/giảm thời gian chờ đợi, chuyển động và vận chuyển không cần thiết.

Sạch sẽ

Mọi người đều nghĩ rằng họ biết giữ vệ sinh là gì, nhưng đó là một trong những điều dễ nhất để bỏ qua, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Sạch sẽ của 5S tập trung vào làm sạch khu vực làm việc, có nghĩa là quét, lau, bụi, lau bề mặt, đặt công cụ và vật liệu, …

Ngoài việc làm sạch cơ bản, Sạch sẽ cũng liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên trên thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là các doanh nghiệp có thể bắt gặp các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó có nghĩa là ít lãng phí thời gian và không mất lợi nhuận liên quan đến ngừng việc.

Sạch sẽ nơi làm việc có thể không có vẻ thú vị, nhưng điều đó quan trọng. Và nó không nên chỉ là vấn đề của các nhân viên quản lý. Trong 5S, mọi người đều có trách nhiệm làm sạch không gian làm việc của họ, lý tưởng trên cơ sở hàng ngày. Làm như vậy khiến mọi người nắm quyền sở hữu không gian, về lâu dài có nghĩa là mọi người sẽ đầu tư nhiều hơn vào công việc của họ và trong công ty.

Mẹo: Làm thế nào để Sạch sẽ có thể trở thành điều hiển nhiên, hãy chắc chắn mọi người biết làm thế nào để Sạch sẽ (Làm sạch đúng cách) không gian của họ. Chỉ ra cho nhân viên — đặc biệt là nhân viên mới — biết các cách thức, chất tẩy rửa, công cụ dụng cụ làm sạch để sử dụng, nơi cất giữ nguyên liệu làm sạch và cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt nếu thiết bị có thể dễ bị hỏng.

Săn sóc

Một khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ sẽ trông khá tốt. Tất cả các công cụ thừa đã biến mất, mọi thứ được tổ chức, không gian được làm sạch và thiết bị hoạt động tốt.

Vấn đề là, khi 5S mới ở một công ty, thật dễ dàng để làm sạch và được tổ chức … và sau đó từ từ để mọi thứ trượt lại theo cách cũ, cách mà nó vốn vẫn diễn ra. Săn sóc hay Chuẩn hóa hệ thống hóa mọi thứ vừa xảy ra và biến những nỗ lực một lần thành thói quen. Chuẩn hóa chỉ định các tác vụ thông thường, tạo lịch biểu và đăng lên các hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Nó làm cho các thủ tục vận hành chuẩn cho 5S sao cho trật tự không bị giảm đi.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, sử dụng danh sách kiểm tra 5S hàng ngày hoặc biểu đồ có thể hữu ích. Lịch trình được công bố cho biết tần suất một số công việc dọn dẹp nhất định phải xảy ra và ai chịu trách nhiệm cho chúng là một công cụ hữu ích khác.

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở về 5S. Một lượng nhỏ thời gian có thể cần phải được dành riêng hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, nhiệm vụ sẽ trở thành thói quen và tổ chức 5S và làm sạch sẽ trở thành một phần của công việc thường xuyên.

Mẹo: Các dấu hiệu trực quan như dấu hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn và các cách sắp xếp công cụ cũng đóng một vai trò quan trọng trong 5S. Chúng có thể cung cấp hướng dẫn và giữ đồ đạc/dụng cụ đúng vị trị, trong nhiều trường hợp không dùng lời nói nhắc nhở.

Sẵn sàng

Một khi các thủ tục tiêu chuẩn cho 5S được đưa ra, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục duy trì các thủ tục đó và cập nhật chúng khi cần thiết. Sẵn sàng đề cập đến quá trình giữ 5S hoạt động suôn sẻ, nhưng cũng giữ cho mọi người trong tổ chức tham gia. Người quản lý cần phải tham gia, cũng như nhân viên trên sàn sản xuất, trong nhà kho hoặc tại văn phòng. Sẵn sàng là tạo ra 5S một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Lý tưởng nhất, 5S trở thành một phần của văn hóa của một tổ chức. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là khi các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy kết quả tích cực liên tục.

Mẹo số 1: Để giúp duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới (hoặc nhân viên chuyển phòng ban) được đào tạo về các thủ tục 5S của khu vực của họ.

Mẹo số 2: Giữ mọi thứ thú vị. Nhìn vào những gì các công ty khác đang làm với 5S. Các ý tưởng mới cho tổ chức có thể giúp mọi thứ cải thiện và giữ chân nhân viên.

Safety (an toàn) – Chữ S thứ 6

Một số công ty muốn bao gồm một S thứ sáu trong chương trình 5S của họ: An toàn. Khi an toàn được bao gồm, hệ thống thường được gọi là 6S. Bước An toàn liên quan đến việc tập trung vào những gì có thể được thực hiện để loại bỏ rủi ro trong các quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo những cách nhất định.

Điều này có thể liên quan đến việc thiết lập các máy trạm để chúng hoạt động tốt hơn, đánh dấu các nút giao – chẳng hạn như những nơi xe nâng hàng và người đi bộ băng qua đường – với biển báo và ghi nhãn tủ để làm sạch hóa chất để mọi người biết về các mối nguy tiềm ẩn. Nếu cách bố trí của nơi làm việc hoặc các công việc mà mọi người thực hiện là nguy hiểm, những nguy hiểm này nên được giảm thiểu càng nhiều càng tốt. Đó là những gì mà S thứ sáu tập trung vào.

Một số người cho rằng an toàn là kết quả của việc thực hiện năm S khác một cách thích hợp, và kết quả là một S thứ sáu là không cần thiết. Họ nghĩ rằng nếu không gian làm việc được tổ chức và làm sạch đúng cách và sử dụng các tín hiệu an toàn trực quan hữu ích, thì không cần bước an toàn riêng biệt.

Cách tiếp cận an toàn là đúng hay sai. Nhưng tuy nhiên một doanh nghiệp muốn tiếp cận an toàn, cần lưu ý rằng chú ý đến an toàn là quan trọng.

Bắt đầu với 5S

Mặc dù 5S là một khái niệm khá đơn giản, nhưng bắt đầu một chương trình 5S mới có thể làm ta cảm thấy khó khăn. Nó giống như thực hiện một dự án làm sạch lớn trong nhà để xe hoặc tầng hầm ở nhà, có rất nhiều thứ để giải quyết và bắt đầu có thể không có vẻ thú vị.

Bắt đầu với các bước thực hành như quyết định các phòng ban và cá nhân sẽ được tham gia, đào tạo là cần thiết, và những công cụ để sử dụng để tạo thuận lợi cho quá trình. Việc xác định những điều cụ thể này sẽ giúp bắt đầu quá trình thực hiện 5S.

Trên đây là toàn bộ nội dung Tổng quan về 5S. Nếu bạn muốn áp dụng 5S để giảm hao phí, tăng năng suất trong doanh nghiệp, nhưng chưa hiểu thấu đáo về 5S hoặc bạn gặp khó khăn trong công tác lập kế hoạch hoặc triển khai, hãy liên hệ tới LETO! Chúng tôi sẽ trợ giúp cho bạn!