Trong quá trình kinh doanh, Doanh nghiệp có thể thực hiện các chương trình xúc tiến thương mại nhằm thúc đẩy hành vi thương mại của khách hàng. Trong các loại hình xúc tiến thương mại, tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại là một hình thức có giá trị xúc tiến thương mại cao. Khi thực hiện các chương trình này, Doanh nghiệp cần lưu ý:
1.Hiểu đúng về tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại:
Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ.
2. Hiểu rõ Quyền tổ chức và Quyền tham gia hội chợ, triển lãm thương mại:
- Thương nhân Việt Nam, Chi nhánh của thương nhân Việt Nam, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quyền trực tiếp tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại về hàng hóa, dịch vụ mà mình kinh doanh hoặc thuê thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại thực hiện.
- Văn phòng đại diện của thương nhân không được trực tiếp tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại. Trong trường hợp được thương nhân ủy quyền, Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng với thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại để tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại cho thương nhân mà mình đại diện.
- Thương nhân nước ngoài có quyền trực tiếp tham gia hoặc thuê thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại Việt Nam thay mặt mình tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam. Trong trường hợp muốn tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam thì thương nhân nước ngoài phải thuê thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại Việt Nam thực hiện.
3. Thủ tục đăng ký hội chợ, triển lãm thương mại:
Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại
a) Việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam hoặc tổ chức tham gia hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại) phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước trước ngày 01 tháng 10 của năm trước năm tổ chức.
b) Trường hợp đăng ký sau thời hạn theo mục a trên đây, thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại phải đăng ký trước ngày khai mạc hội chợ, triển lãm thương mại chậm nhất 30 (ba mươi) ngày đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam hoặc 45 (bốn mươi lăm) ngày đối với hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài.
Trình tự đăng ký:
Bước 1: Việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại phải được đăng ký tại Sở công thương, nơi dự kiến tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trước ngày 01 tháng 10 của năm trước năm tổ chức hội chợ, triểm lãm.
Bước 2: Sở Công thương xác nhận bằng văn bản việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại của thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại chậm nhất trước ngày 01 tháng 11 của năm trước năm tổ chức hội chợ, triển lãm. Trong trường hợp không xác nhận việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại thì Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn trước ngày 01/11/năm tổ chức.
Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, đối với hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, Sở công thương thông báo bằng văn bản (theo mẫu HCTL-2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 07/2007/TTLT-BTM-BTC) cho thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại để bổ sung và hoàn chỉnh hồ sơ; Thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại có quyền đề nghị Sở giải thích rõ những nội dung cần bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. Sở công thương có trách nhiệm trả lời đề nghị của thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại.
Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ, cơ quan quản lý nhà nước có trách nhiệm xem xét, xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản.
Trường hợp có hai chương trình hội chợ, triển lãm thương mại đăng ký trùng tên, địa chỉ, thời gian tổ chức và chủ đề thì Sở công thương sẽ giải quyết như sau:
- Trường hợp có từ hai thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại trở lên đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trùng tên, chủ đề, thời gian, địa bàn, Sở Thương mại tổ chức hiệp thương để lựa chọn thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại được tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại đó.
- Trường hợp việc hiệp thương quy định tại khoản 3 Điều này không đạt kết quả, Sở Thương mại quyết định xác nhận đăng ký cho một thương nhân hoặc tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại được tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại căn cứ vào các cơ sở sau đây:
- Kết quả tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tương tự đã thực hiện;
- Năng lực tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại;
- Kinh nghiệm tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại cùng tên, cùng chủ đề hoặc các hội chợ, triển lãm thương mại tương tự;
- Đánh giá của các hiệp hội ngành hàng liên quan.
Nghĩa vụ báo cáo kết quả thực hiện chương trình của Doanh nghiệp:
Trong vòng 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại, thương nhân, tổ chức hoạt động có liên quan đến thương mại phải có văn bản báo cáo Sở Công thương về kết quả việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo những nội dung đã đăng ký tại Sở Công thương.
